Sempre più spesso le aziende adottano delle piattaforme digitali per la formazione aziendale, e per la condivisione di materiali e contenuti con partner e fornitori. Altrettanto spesso, la scelta ricade sul Learning Management System Moodle, perché si tratta di una piattaforma e-learning open source; ossia un software con un codice senza costi di licenza.
È veramente così? Vediamo se e quali sono le spese ulteriori da sostenere, dietro la parola “gratis”.
Moodle è gratuito, perché è nato così
Facciamo un passo indietro, prima di andare avanti. Oggi i sistemi LMS sono sempre più diffusi ma alcuni sono stati dei veri e propri pionieri che, per questo, hanno meritato il successo.
È il caso di Moodle, nato con l’acronimo di Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment ossia: ambiente per l’apprendimento modulare dinamico orientato agli oggetti.
Una definizione complessa che nasconde, invece, una piattaforma di e-learning facile da usare; è stata inventata dall’australiano Martin Dougiamas alla fine degli anni Novanta e lanciata nel 2002.
Moodle è considerato uno dei primi LMS open source, perché il software nasce con un codice sorgente libero (open). Chiunque può visualizzarlo, modificarlo e distribuirlo, in un’ottica di sviluppo continuo; oggi, infatti, esistono oltre 1000 soluzioni LMS che partono da questo software senza costi di licenza.
Fin dall’inizio, quindi, Moodle è gratuito ma vediamo perché esistono dei “costi nascosti” in questo strumento didattico.
Perché serve un Managed Service
L’accesso a Moodle è gratuito ma l’aggettivo “free” non vale per la gestione e la manutenzione, ovvero per gli elementi essenziali del servizio. Per fare un esempio, un’auto regalata può essere una bel risparmio ma avrà bisogno di carburante per camminare e di un meccanico per le revisioni e i guasti.
Scegliere la soluzione con un Managed Service (servizio gestito) è fondamentale per poter usare il sistema basato su Moodle in modo corretto. Questo concetto si rifà ad un servizio che include la gestione con monitoraggio e assistenza, fornito dal Managed Service Provider (MSP).
Che significa?
Anche se chiunque può scaricare Moodle LMS gratuitamente e modificare il software (il codice sorgente), solo degli esperti di LMS possono creare un sistema complesso, con un elevato livello di personalizzazione, e provvedere alla sua gestione.
È necessario affidarsi a persone specializzate per coordinare:
- infrastruttura di rete;
- sicurezza dei dati;
- backup in cloud;
- assistenza specialistica al cliente;
- assistenza AI e supporto per gli utenti che usano la piattaforma.
Come il nostro servizio di hosting cloud per il software open source (OSS), che monitora il sistema da remoto e attua gli interventi preventivi di manutenzione – non solo quando qualcosa non funziona.
La gestione di un’infrastruttura LMS Enterprise, infatti, richiede un monitoraggio proattivo 24/7 con interventi programmati per prevenire sia i malfunzionamenti sia il furto di dati. Devono essere eseguiti i settaggi adeguati a sostenere il carico del server, che tiene costantemente traccia delle attività eseguite dagli utenti e, quindi, rischia di crollare per lo sforzo. Inoltre, gli aggiornamenti della piattaforma sono sempre accompagnati da test di regressione e altri controlli, necessari per garantire l’affidabilità e la stabilità delle applicazioni software.
Solo con una manutenzione adeguata la piattaforma e-learning rimane sicura, veloce e stabile.
Ecco dove sono i costi nascosti del sistema LMS Moodle
Quando manca il managed service, arrivano spese extra per ogni blocco o malfunzionamento, dovute anche all’espansione o all’assistenza extra agli utenti.
Inoltre, bisogna considerare i costi relativi al rischio per la conformità alle normative sulle privacy – è necessario installare il software su server protetti ma anche monitorarlo.
Tornando al punto essenziale, quindi, possiamo affermare:
- il software è conveniente nei costi iniziali, ma il concetto “gratis” si riferisce più che altro alla libertà offerta da questo sistema operativo;
- nel lungo periodo, invece, una soluzione open source risulta conveniente quando viene abbinata ad un servizio managed service;
- i costi di hosting e assistenza mensili sono limitati, mentre i servizi extra straordinari avrebbero prezzi molto più alti.
I vantaggi di un LMS open source con un servizio esperto
La combinazione perfetta, abbiamo visto, è quella tra Moodle open source e un team affidabile per la manutenzione e l’assistenza.
Non solo per l’equilibrio tra costi ed elementi gratuiti, ma anche per i risultati che offre.
Un software flessibile come Moodle permette di creare infinite personalizzazioni, se ben gestito, con un LMS finale che supporta totalmente la formazione aziendale.
Sarà possibile sviluppare nuovi plugin e condividere gli strumenti didattici con una vasta comunità di utenti, creando una piattaforma e-learning su misura per le tue esigenze aziendali.
Dalla formazione interna dei neoassunti a quella esterna per venditori e partner, sarà meno complicato condividere informazioni e procedure.
Il vantaggio è che ogni team può concentrarsi sul proprio core business, riducendo i costi interni costi per il tempo e l’impegno nei servizi di formazione.
Cosa si può fare con Moodle, strumento flessibile ma non universale
Anche se a grandi linee, vogliamo spiegare meglio cosa significa adottare un sistema LMS open source come Moodle.
I pro
- I prodotti open source sono apprezzati dalle aziende perché non è necessario acquistare una licenza. È più facile essere indipendenti rispetto ai vincoli dei software brevettati (roadmap) di alcuni fornitori.
- È possibile modificare il codice e creare le proprie estensioni, con un alto livello di personalizzazione. Molti plug-in e temi espandono le funzionalità e adattano l’interfaccia alle esigenze formative.
- Permette una didattica avanzata, con la gestione eccellente di percorsi di ogni tipologia; dal semplice quiz a workshop e formazione di alto profilo, fino alla valutazione dei formatori.
- Consente un’accessibilità online totale (da ogni dispositivo), con soluzioni app che permettono di seguire i corsi di formazione anche offline tramite la sincronizzazione automatica.
- Offre eccellenti funzionalità di analisi integrate e dettagliate dei dati di apprendimento (anche previsioni con sistemi AI); personalizzabili secondo le esigenze di reportistica.
- È semplice integrare il sistema LMS open source con altri software di gestione aziendale.
Apriamo una parentesi sulla reportistica, che nella nostra esperienza è sempre più richiesta in modo personalizzato su misura, “cuciti” sulle esigenze del cliente.
L’assetto della piattaforma e-learning consente di ottenere in modo rapido informazioni, statistiche e dettagli utili. Ad esempio, i report che includono: attività svolte o da svolgere, partecipazione ai corsi, tracciamento delle presenze e degli orari, task completati e livello di interazione, dati per valutare calcolare l’investimento sulla formazione (ROI).
Qualche contro
- Il codice open source Moodle è accessibile a tutti e accoglie tanti cambiamenti. Per funzionare al meglio, però, deve essere necessariamente personalizzato e impostato in modo corretto.
- Se il numero degli utenti cresce, ci sarà bisogno di un adattamento con risorse infrastrutturali e un supporto tecnico adeguato a mantenere le prestazioni elevate di sempre.
- I costi di gestione indiretti, come hosting e consulenze dei programmatori, vanno valutate fin dall’inizio per evitare spese di manutenzione eccessive. Meglio scegliere un managed service.
- Un LMS deve essere modulato in base alle esigenze dell’organizzazione, per svilupparlo e integrarlo con altri software o sistemi gestionali. Altrimenti, rimane un sistema isolato.
L’integrazione tra LMS e altri software: un passo necessario
Dal punto di vista della tecnologia aziendale, non ci sono limiti all’integrazione del software open source con altri software gestionali. Come abbiamo detto, è fondamentale inserire la piattaforma LMS all’interno dell’assetto presente; oppure includerla fin dall’inizio nelle soluzioni end-to-end con ecosistemi integrati AI.
Per questi motivi, le grandi organizzazioni si affidano a partner esperti nei servizi open source, in grado di sostenere non solo la realizzazione di un LMS ma anche il supporto tecnico, con ambienti di cloud hosting ottimizzati, automatizzati con AI e scalabili.
Una programmazione iniziale personalizzata e un servizio di assistenza costante, permettono la gestione del sistema LMS rapida e automatica, che non pesa sull’amministrazione o sui responsabili HR.
Per comprendere a fondo cosa si può fare con Moodle, rivolgiti ai nostri esperti di LMS e soluzioni e-learning, attivi in Svizzera e Nord Italia. Otterrai una consulenza completa sul funzionamento, i vantaggi e i costi del sistema open source e delle personalizzazioni NativiWeb.
Se desideri, puoi richiederci fin da ora un preventivo dettagliato, sui nostri servizi di installazione su server, configurazione, aggiornamenti e manutenzione della piattaforma LMS Moodle.
