Esempi e potenzialità degli strumenti AI
È una delle domande più ricorrenti tra i nostri clienti, giustamente divisa in due fasi ben precise. Perché si possono intuire le applicazioni per usare la cosiddetta AI aziendale, mentre non sempre sono chiari possibili sviluppi dell’automazione quando si integra nei processi aziendali. In questo articolo, quindi, vogliamo chiarire qualche dubbio sugli strumenti AI per le imprese.
Partiremo dal classico “perché conviene” per arrivare agli esempi pratici su come si può utilizzare l’intelligenza artificiale in azienda.
Perché l’AI trasforma la gestione aziendale, e le soluzioni “digital” non bastano più
Quando proponiamo i nostri servizi di AI Automation, a volte veniamo anticipati da una risposta: “abbiamo già digitalizzato la nostra azienda”. Sicuri?
In un contesto che chiede evoluzione continua, questa convinzione può portare a sottovalutare una situazione che, già dopo qualche anno, non garantisce più le stesse performance iniziali. Oggi l’asticella che determina il grado di trasformazione tecnologica è sempre più alta, e la semplice digitalizzazione non basta più.
Un sistema di gestione efficiente e sicuro (ad esempio, per la protezione dei dati) include anche soluzioni automatizzate grazie all’intelligenza artificiale.
L’altra novità è che, grazie alla flessibilità dei sistemi di automazione AI, nessuna azienda è “troppo piccola” per potersi aggiornare. Vediamo perché.
Il controllo che semplifica: tutta la gestione aziendale in un unico ecosistema
Facciamo un passo indietro: abbiamo parlato dei rischi. Tra le “minacce” più concrete per la propria impresa ci sono le perdite di tempo, gli errori, i ritardi, la scarsa efficienza che aumenta i costi.
Dalle piccole e medie imprese fino alle aziende più grandi e strutturate, può capitare di ritrovarsi bloccati dalla gestione di un comparto (es. l’amministrazione), che influenza tutti gli altri (es. spedizioni e magazzino). Accade specialmente nelle aziende in cui non c’è un’integrazione totale tra i vari flussi di lavoro.
Una gestione aziendale “fluida”, invece, trova il modo per svolgere ogni attività in modo preciso, in accordo con un sistema centrale facile da seguire e monitorare.
Il segreto, che abbiamo svelato qualche riga fa, è integrare le tecnologie di tutti i processi aziendali all’interno di un’unica struttura che ottimizza l’intero processo aziendale dall’inizio alla fine: end-to-end.
È un approccio che si può definire un “ecosistema digitale integrato”, in cui ogni elemento si relaziona con l’altro. Come funziona?
- L’ecosistema diventa il filo conduttore che connette tutte le funzioni: gestione della catena di approvvigionamento materiali, programmazione della produzione, sviluppo prodotto, controllo qualità, logistica e magazzino, fatturazione, canali di comunicazione.
- Grazie al trasferimento automatico delle informazioni tra i diversi sistemi gestionali, avviene una connessione che fa lavorare in sinergia i diversi reparti, aumentando l’efficienza.
- Per fare uno scatto in più, i software gestionali di ultima generazione che coordinano i processi aziendali, ormai integrano l’ l’intelligenza artificiale.
- Ogni attività beneficia di questa aggiunta “intelligente”, che velocizza le operazioni e automatizza i compiti più ripetitivi; sarà più semplice raggiungere gli obiettivi aziendali.
L’automazione dei processi aziendali si può applicare ovunque?
Rispondiamo subito di sì. Questi ecosistemi digitali possono essere sviluppati per ogni esigenza, combinando software gestionali, nuovi strumenti AI per imprese e piattaforme web.
La flessibilità di queste soluzioni permette la creazione di sistemi personalizzati sulle necessità aziendali, per macro o micro attività – si adattano dalle piccole aziende alle grandi organizzazioni.
Questa versatilità dei sistemi AI è possibile soprattutto grazie ai moduli gestionali: si possono abbinare ed espandere nel tempo, aggiungendo facilmente nuovi componenti.
Qualche esempio?
- Rispetto ai moduli che applichiamo per favorire l’automazione intelligente, tra i più richiesti ci sono quelli BPM (Business Process Management) dedicati alla gestione dei processi aziendali. Progettati per l’automazione del flusso di lavoro, possono renderlo particolarmente efficiente in termini di costi e tempi.
- Per completare il livello di automazione dei processi aziendali, è utile la presenza di un modulo ERP (Enterprise Resource Planning), dedicato alla gestione integrata dell’intera azienda. Connette contabilità, magazzino, produzione e acquisti in un’unica piattaforma – tutti reparti condividono un unico database centralizzato. È un sistema che risolve il problema dei comparti a sé stanti, che non comunicano con gli altri, evitando anche la duplicazione dei dati.
- Alcuni settori, invece, puntano ad una soluzione per il DMS (Document Management System), che permette l’archiviazione documentale intelligente. Favorisce un flusso di lavoro efficiente per la gestione centralizzata di tutti i documenti aziendali, sostituendo gli archivi fisici; un punto essenziale è che centralizza i dati per garantire la sicurezza e la conformità normativa.
Tornando alla fattibilità dei progetti di automazione AI, affrontiamo anche un tema che preoccupa le PMI. Per chi teme questioni di spazio e gestione dei macchinari, abbiamo semplificato tutto.
Progettiamo e sviluppiamo sistemi AI erogati interamente in cloud, senza bisogno di installazioni in azienda. Per gestire con facilità ogni evenienza, sono accessibili da qualsiasi dispositivo (mobile o desktop), ovunque e in qualsiasi momento.
Anche una PMI avrà la possibilità di dotarsi di tecnologie avanzate, senza dover gestire le infrastrutture nei propri spazi.
Un esempio concreto: ecco come l’AI ottimizza la gestione aziendale
Immaginiamo la gestione di un’impresa del settore accessori luxury potenziata grazie all’automazione AI. Ecco come può agire nel concreto, riducendo gli errori e accelerando i flussi di lavoro, tramite software per l’IA in azienda, AI workflows e agenti AI.
- Gestisce documenti e dati. Il sistema estrae automaticamente i dati dai documenti (fatture, contratti, etc.), li inserisce nelle anagrafiche del gestionale, li classifica e li archivia – anche rilevando le anomalie.
- Supporta la comunicazione e l’assistenza clienti, tramite assistenti virtuali interni e chatbot (pre e post vendita) attivi H24. Inoltre, è possibile creare risposte automatiche alle email, estrarre dati per fornire suggerimenti e soluzioni personalizzate in tempo reale.
- Facilita le operazioni di amministrazione, mediante la riconciliazione automatica di fatture e pagamenti, il rilevamento di anomalie finanziarie e le previsioni del flusso di cassa.
- Esegue il riordino automatico delle scorte, tramite un sistema che prevede la domanda e l’ottimizzazione del magazzino.
- Riesce a prevedere e regolare la produzione in modo efficace, in base ai cambiamenti della domanda e dell’offerta.
- Supporta le decisioni di business, attuando un’analisi predittiva su vendite, costi e conversioni.
- Nel digital marketing permette la segmentazione automatica dei clienti, identificando le strategie di vendita più efficaci.
- Interagisce con i canali esterni. Gli agenti AI si collegano con le piattaforme social media e i recapiti WhatsApp per conversare, raccogliere informazioni e attivare i processi in automatico.
- Inoltre, i sistemi gestionali possono collegarsi a piattaforme esterne già in uso per corrieri, fatturazione elettronica, gateway di pagamento, CRM esterni.
- Per la sostenibilità, l’intelligenza artificiale in azienda può aiutare a ridurre l’impatto ambientale: ottimizza l’uso delle risorse, riduce gli sprechi, verifica i documenti e le procedure per la conformità normativa sulla sostenibilità.
Perché integriamo la gestione e il sito web interattivo
Abbiamo parlato delle funzioni del sistema gestionale, più che altro dal punto di vista operativo. Per ottimizzarne i vantaggi, però, è utile integrarlo con una piattaforma evoluta di marketing. Vale soprattutto per il nostro esempio dell’ambito luxury.
Non si tratta di un semplice sito web ma di una versione “aumentata” con funzionalità AI rilevanti.
- Configuratori di prodotto 3D perfetti per un brand di lusso. Orologi, occhiali o borse visualizzati in tridimensionale, avranno un impatto immediato e maggiore attrattiva per gli utenti.
- Preventivatori automatici integrati nel sito. Rendono più completa la visione dei diversi costi, in base alla versione scelta – materiale, colore, dettagli, etc.
- Chatbot e assistenti AI che supportano i clienti, migliorano la loro esperienza sul sito e favoriscono la lead generation.
- Connessione diretta al gestionale (ordini, anagrafiche, magazzino) è una risorsa valida per garantire l’efficienza delle vendite tramite e-commerce.
Superare la routine: un punto essenziale dell’AI automation
È ormai chiaro che l’intelligenza artificiale in azienda può eseguire le attività più ripetitive al meglio e velocemente. Si tratta di un fattore importante nelle aziende in cui, per esempio, si devono elaborare o verificare quotidianamente molti documenti. La cosiddetta elaborazione intelligente può trattarli e trasformarli in dati utilizzabili, senza l’intervento manuale.
Una strategia di automazione AI aziendale completa contribuisce ad eliminare parte del lavoro routinario, che i dipendenti sono tenuti a svolgere. Ecco cosa può fare il sistema:
- riduce gli errori dovuti alla disattenzione nell’inserimento o nella gestione dei dati – queste attività diventano più semplici e sicure;
- libera tempo utile per altre mansioni in cui la manualità o l’intelletto umano sono insostituibili – oppure per le attività di maggior valore economico;
- aumenta l’efficienza aziendale e migliora il flusso di lavoro, perché l’AI analizza moltissime informazioni in tempo reale, senza interruzioni;
- favorisce il risparmio: minimizza i costi legati all’inefficienza e al tempo impiegato nelle attività routinarie;
- migliora l’ambiente lavorativo: applicare un’AI aziendale strutturata, in cui gli strumenti di automazione collaborano con le persone, aiuta a raggiungere gli obiettivi con soddisfazione.
In un settore come quello della produzione luxury, quando l’automazione velocizza i processi ripetitivi e logistici, può lasciare tempo libero per le attività creative o per la finitura manuale.
Dietro la tecnologia: la sicurezza dell’ecosistema digitale integrato
L’importanza del modello Human-in-the-loop
Un altro dubbio: l’intelligenza artificiale ha bisogno del nostro controllo? Dipende.
L’automazione AI, se ben progettata e impostata, lavora in modo indipendente (la parola automazione già chiarisce il concetto).
D’altro canto, in determinati ambiti ha sempre bisogno delle verifiche umane. Perché? Il suo ruolo è quello di aumentare l’efficienza ma, su alcune questioni, rimane fondamentale poter intervenire per evitare errori operativi, rischi legali e danni alla reputazione aziendale. Ne parleremo più avanti, affrontando le questioni della protezione dati e dell’intervento umano nei casi “critici”.
Per questo motivo, è fondamentale un modello di AI aziendale progettato per interagire con le persone in modo semplice ed efficiente. È il nostro punto di riferimento in ogni fase del lavoro, dal progetto allo sviluppo fino all’applicazione finale nella gestione aziendale.
La nostra visione
L’AI nelle aziende non sostituisce il lavoro umano, ma lo facilita.
È una risorsa che rende automatiche le attività ripetitive, segnala guasti e malfunzionamenti, connette le diverse divisioni aziendali in modo fluido e aiuta a prendere le decisioni più importanti, fornendo dati utili.
Anche in presenza di un sistema AI adattivo che opera in autonomia (evolve e modifica il proprio comportamento in tempo reale), l’intervento umano è comunque essenziale. Ecco perché.
- È necessario per eccezioni e situazioni critiche, e nelle situazioni in cui bisogna convalidare i risultati del sistema.
- Gli algoritmi potrebbero non rispettare alcune normative, creando dei problemi di responsabilità legale ed etica. Una supervisione umana è fondamentale per garantire la conformità alle normative dei processi aziendali.
- I sistemi “predittivi” dell’AI forniscono dati utili, ma la scelta spetta al “controllo umano”. Una persona (o un board) esperta usa i dati per prendere più facilmente le decisioni strategiche di livello superiore e complesse.
- Quando si devono scegliere le strategie finanziarie, legali per la negoziazione o nella comunicazione, la comprensione del contesto diventa importante e il modello può mostrare i suoi limiti.
L’approccio più efficace, nella gestione operativa, consiste nel combinare le capacità dell’IA con l’esperienza umana – che addestra, verifica e convalida il lavoro della tecnologia. I nostri sistemi, infatti, sono progettati fin dall’inizio adottando il modello Human-in-the-loop (HITL).
Protezione e privacy dei dati
Sebbene i vantaggi dell’intelligenza artificiale in azienda siano evidenti, bisogna essere consapevoli delle problematiche relative a tre aspetti: privacy dei dati, conformità normativa, personale qualificato per gestire le tecnologie AI.
Dal punto di vista della privacy e della compliance aziendale, sappiamo che l’integrazione dell’intelligenza artificiale nei processi aziendali riceve i dati in tempo reale da tutti i sistemi. Allo stesso tempo, il sistema applica i controlli sulla privacy e ottimizza la governance dei dati per conformarsi alle normative (ad esempio il GDPR).
Le tecnologie evolute migliorano questo aspetto fornendo un modello dati unificato, che include anche il fattore della sicurezza e la gestione del rischio. I processi automatici forniscono meccanismi di sicurezza essenziali, tra cui sono presenti delle fasi con l’approvazione umana per le azioni ad alto rischio. Si possono predisporre percorsi speciali per individuare e sanare gli errori, oltre all’adozione di registri delle attività per rispettare la conformità.
Un’altra questione è quella della sicurezza dei dati collegata anche alla proprietà intellettuale. Quando si inseriscono i dati aziendali sensibili nelle piattaforme AI si devono evitare le fughe di informazioni e la perdita dei segreti industriali. È necessario stabilire protocolli di sicurezza chiari e supervisionare il trattamento dei dati.
Per questo motivo predisponiamo ogni dettaglio dei sistemi AI avanzati, con protocolli di sicurezza e supervisione dei dati personalizzata sulle esigenze aziendali. Evitiamo che l’automazione agisca senza controllo, garantendo che rispetti gli scenari previsti per la gestione del rischio.
La formazione del personale sulla gestione degli strumenti AI
È un tema importante, per garantire un controllo qualificato di questi sistemi. La risposta è quella di adottare un sistema di e-learning per la formazione dei dipendenti. Tramite lezioni e corsi specifici, si possono sviluppare le competenze per guidare e supervisionare l’AI aziendale.
Un percorso formativo è d’obbligo per utilizzare tutti i vantaggi dell’automazione e valutarne anche i limiti – e intervenire quando è necessario.
Proprio perché non sottovalutiamo questo aspetto, le nostre proposte per i sistemi end-to-end sono affiancate dallo sviluppo di piattaforme LMS (Learning Management System). Queste strutture permettono una formazione digitale sia in azienda sia a distanza, con soluzioni di e-learning personalizzate.
Le progettiamo per un apprendimento intuitivo e una facile gestione dei corsi di formazione AI aziendali – dalla creazione dei contenuti al monitoraggio dei risultati.
Quale sistema AI scegliere per la propria azienda?
In definitiva, sono molti i motivi per cui la trasformazione digitale che include l’AI non è più solo una scelta strategica, ma una necessità per le imprese e le organizzazioni.
Ogni giorno di più diventa essenziale aggiornare i sistemi e le competenze, per non rischiare di rimanere indietro a livello competitivo.
C’è solo un consiglio per valutare bene, prima di ogni investimento. Per scegliere come integrare l’intelligenza artificiale nella propria attività, bisogna orientarsi verso un ecosistema che si dimostri affidabile fin dall’inizio, espandibile all’occorrenza per ogni cambiamento aziendale.
È l’unico modo per non ritrovarsi ancora con una situazione di “ritardo digitale”, già tra pochi anni.
Se vuoi conoscere tutte le possibilità che offrono le soluzioni AI Nativi Web, contattaci e prenota la tua consulenza personalizzata. Dal Canton Ticino raggiungiamo tutto il territorio svizzero.
