Prima della tecnologia, c’è la strategia. Perché l’obiettivo degli investimenti sull’innovazione è quello di organizzare al meglio l’azienda e gestire una complessità sempre crescente: operatività, conformità, persone, digitalizzazione e così via. 

In questo scenario il sistema LMS (Learning Management System) rappresenta un pilastro tra i vari software gestionali, perché permette la formazione interna su questioni essenziali per l’organizzazione. 

Un sistema e-learning efficiente semplifica tutto. Acquisire tutte le informazioni e le procedure aziendali diventa facile, così come poter controllare che la formazione sia avvenuta.
Abbiamo contribuito a questa trasformazione in ogni progetto realizzato e possiamo portare un caso concreto, utile per comprendere meglio funzioni e vantaggi di queste piattaforme.

Come nasce un LMS per le aziende: il case study

Stiamo progettando un Learning Management System per un’impresa italiana/svizzera di trasformazione alimentare, che si dedica alla realizzazione di dolci, cioccolato e prodotti da forno. Possiamo parlare in questo caso di un ELM (Enterprise Learning Management), progettato per gestire la formazione su larga scala di un’organizzazione medio-grande. 

I circa 600 dipendenti, tra 3 sedi produttive e 5 pasticcerie sul territorio lombardo/svizzero, saranno gestiti da un unico sistema di formazione digitale.

Dopo l’espansione del marchio degli ultimi anni, infatti, gli strumenti esistenti non erano più in grado di tenere il passo con la crescita aziendale; né con l’esigenza di un apprendimento strutturato su più livelli. 

La sfida di questo progetto di Enterprise LMS è quella di creare i cambiamenti necessari.

• Una formazione coerente per tutti i dipendenti, riguardo al brand e alle normative HACCP.
• Sezioni dedicate a chi si occupa di gestione dati sensibili, marketing, rapporti con i fornitori.
• Rendere sempre disponibili le linee guida del brand in ogni sede e negozio.
• Mettere a disposizione i materiali e le informazioni per i venditori e i collaboratori.
• Comunicare in tempo reale, con tutti i dipendenti aziendali, tramite funzioni specifiche.

È prevista anche una sezione per il supporto alle lezioni frontali in aula, con materiali di approfondimento da visionare e scaricare e una simulazione da eseguire sulla piattaforma. Oltre la formazione obbligatoria, saranno presenti dei corsi di miglioramento non obbligatori (lingua inglese, informatica e introduzione all’AI, tecniche di problem solving, etc.)  

Con questi strumenti, i membri del team potranno accedere a percorsi formativi che riguardano ogni aspetto: tecniche di pasticceria, inserimento dei neoassunti, conoscenza della conformità normativa, servizio clienti e così via.

L’azienda avrà un canale unico attraverso il quale formare i membri del team e garantire l’applicazione degli standard.

I presupposti del sistema LMS Enterprise

Semplificazione. Oltre ad essere coerente e corretta, la formazione aziendale risulterà chiara e coinvolgente per le persone, e facile da gestire per i responsabili HR. I materiali e contenuti didattici saranno comodi da consultare, per apprendere nel modo più adatto in base alle varie esigenze.

Accessibilità. Proponiamo una struttura di e-learning pratica, accessibile da remoto dovunque e da ogni dispositivo. La visibilità dallo smartphone darà la possibilità di formarsi o di ricevere informazioni senza compromettere l’operatività produttiva o dei punti vendita. 

Centralità. La piattaforma è progettata per garantire l’uniformità tra le diverse sedi del marchio, facilitando la gestione dei vari team, interni o esterni. Gli strumenti di analisi permettono di vedere subito se le attività sono state completate e il livello di coinvolgimento in ogni reparto o punto vendita.

Crescita. Il sistema LMS Enterprise è pensato per sviluppare conoscenze approfondite e competenze sempre più avanzate, favorendo l’espansione aziendale. In quest’ottica, è stato strutturato in vista della prossima apertura di altri franchising del marchio in Nord Italia e in Svizzera.

Flessibilità. La piattaforma potrà essere utilizzata anche per attività di formazione digitale esterna. Un metodo che aiuta partner e venditori ad acquisire conoscenze essenziali su prodotti e servizi, norme e regole aziendali; utile per rimanere allineati su lanci di prodotto, promozioni e iniziative di marketing.

Conformità. Una tale struttura di e-learning permette una maggiore efficienza su argomenti essenziali per un’impresa di trasformazione alimentare. Trasmette in modo chiaro e immediato le informazioni per mantenere le certificazioni e conformarsi alle normative governative e internazionali.

Cultura aziendale. Il nuovo hub formativo è dedicato all’apprendimento, alla comunicazione e alla connessione delle persone con il brand. È un sistema che aumenta il senso di comunità tra i lavoratori e collaboratori delle varie sedi, migliorando anche la reputazione del brand.

Integrazione. Questo LMS potrà connettersi con strumenti come piattaforme HR e CRM, tramite automazioni che consentono di risparmiare tempo e stress. Abbiamo parlato di questo aspetto nel nostro articolo sulle soluzioni di e-learning professionali.

I risultati di un LSM aziendale personalizzato

• Con l’introduzione del sistema ELM di NativiWeb, l’azienda trasforma le modalità di formazione e di comunicazione all’interno della sua rete.

• Centralizza ogni aspetto legato alla formazione sulla conformità, alle disposizioni standard per i prodotti e gli aggiornamenti per i laboratori alimentari.

• Gestisce i team delle sedi multiple e distanti tra loro, eliminando il problema logistico della presenza fisica. La formazione è disponibile su richiesta, ovunque e in ogni momento.

• Facilita l’apprendimento con una navigazione intuitiva tra i materiali e i percorsi formativi, velocizzando le funzioni di ricerca, visualizzazione o download.

• Ogni feedback sulle attività formative può essere analizzato dai responsabili HR (momenti di verifica, valutazione dei processi di apprendimento e della formazione globale, ROI, etc.).

• Si può integrare la formazione in aula con quella digitale da remoto, per ottimizzare le attività complesse in cui sono necessari sia l’esempio pratico in laboratorio sia la didattica teorica.

• Si può espandere la piattaforma LMS con una sezione dedicata ai clienti, per farli accedere facilmente a materiali promozionali, video ricette, informazioni sulle materie prime , etc.

I 3 livelli dell’architettura LMS Enterprise

Siamo partiti dalla complessità, per arrivare ad un sistema centralizzato e “snello”. 

Di regola, infatti, un ottimo software per gestire la formazione deve permettere ogni tipologia di intervento e di analisi. È questa la base su chi abbiamo progettato il sistema LMS Enterprise, strutturato su tre livelli: infrastruttura tecnologica, sicurezza della gestione, integrazione con altri software o sistemi.

L’infrastruttura

La nostra base è una piattaforma tecnologicamente avanzata, con software e reti che permettono non solo la formazione a distanza ma anche la gestione di vari aspetti riguardanti la conformità e il marketing, integrando altri sistemi gestionali.

L’infrastruttura e-learning completa comprende una parte centrale, il software LMS Moodle, che consente l’iscrizione, l’erogazione dei corsi e il tracciamento dei progressi ottenuti. Abbiamo previsto anche lo spazio di archiviazione in modo sicuro di materiali didattici e reportistica (documenti, video, test, etc.).

La nostra infrastruttura di rete può contare su server e sistemi di backup che garantiscono la stabilità della piattaforma, anche quando molti utenti si connettono contemporaneamente. 

Per i dipendenti e collaboratori

• La piattaforma di formazione sulla conformità presenta una modalità di apprendimento strutturata in modo chiaro e completo. È pensata per attivare dei percorsi che collegano la formazione all’applicazione nel mondo reale dell’azienda (marketing, produzione, manipolazione, etc.). 
• Il sistema può gestire i programmi di onboarding, garantendo che ogni nuovo assunto segua il corretto percorso per l’inserimento in azienda. Per i più esperti, aiuta la crescita professionale offrendo l’accesso a corsi extra, a cui è possibile iscriversi autonomamente.

Per i formatori e i manager

L’Enterprise LMS visualizzerà la formazione periodica e quella in corso, tramite dashboard integrate che mostrano la cronologia delle attività, lo stato di completamento e le scadenze. 

• Permette di assegnare la parte di formazione obbligatoria per ruolo, sede o reparto; inoltre, consente di riassegnare i contenuti formativi prima della scadenza, anticipando il lavoro e proteggendo il ritmo produttivo (essenziale, per chi tratta materie prime alimentari).
• Per facilitare la gestione, il sistema LMS automatizza le certificazioni periodiche nel settore alimentare (es. il sistema HACCP).
• Ogni azione presenta una totale visibilità per ogni livello coinvolto (dirigenti, HR, dipendenti), con un unico punto di accesso centralizzato. La piattaforma LMS, infatti, monitora in tempo reale le attività di completamento per team, sedi e unità aziendali.
• L’azienda potrà ottenere promemoria automatici e reportistica in tempo reale, senza dover più ricorrere a fogli di calcolo oppure al monitoraggio manuale. La funzione reporting sarà utile ai responsabili della conformità e ai dirigenti per dimostrare che gli obblighi formativi siano stati rispettati. 

Sicurezza

Abbiamo pensato alle tante sfaccettature della conformità aziendale sulla protezione dei dati, la sostenibilità, la salute e sicurezza sul lavoro, il rispetto di uguaglianza e diversità; e così via fino ai requisiti normativi specifici del settore alimentare. 

Ogni aspetto va conosciuto e controllato – e qui arriva l’integrazione LMS: una scelta che conserva tutte le specifiche sulla conformità in un unico luogo.

• Grazie alla formazione, è possibile comprendere chiaramente ciò che viene richiesto dalle normative (es. nuova LPD in Svizzera e GDPR in Europa) e attuarlo nella formazione. 
• Non solo: il sistema va oltre, definendo chi deve fare cosa ed entro quale data. Gestisce compiti e incarichi seguendo la responsabilità e le indicazioni sulle azioni corrette, evidenziando le lacune prima che si trasformino in problemi.
• Inoltre, i server sono protetti totalmente per garantire la corretta “data residency” aziendale. Le piattaforme di e-learning aziendali, infatti, gestiscono dati personali con informazioni anagrafiche, metriche di performance, dati sensibili legati alla salute o all’idoneità lavorativa.

 

In definitiva, con l’Enterprise LMS si rafforza la tutela aziendale dal rischio di non conformità nel lavoro quotidiano, anzi si mantiene con sicurezza lo “stato di conformità”. 

Per favorire la corretta governance aziendale da diversi punti di vista, l’impresa ha scelto la versione evoluta integrata con altri software. Il sistema consente l’estrazione di report di conformità per revisori dei conti, autorità di regolamentazione e manager.

Per l’azienda dolciaria sarà più facile essere pronta in ​​qualsiasi momento per revisioni interne, relazioni al consiglio di amministrazione o per gli audit normativi. 

Integrazioni aziendali

Ogni piattaforma e-learning è pensata per essere parte dei sistemi digitali dell’azienda. Possiamo inserire il nuovo LMS Enterprise all’interno di una struttura già esistente, oppure creare un completo ecosistema end-to-end su misura, che includa anche un LMS.

È quello che abbiamo fatto per l’impresa del nostro case study, per la quale abbiamo progettato un sistema LMS evoluto, integrato con il sistema HR e con l’amministrazione. 

Un passo in più, in questo senso, lo abbiamo dato integrando le funzionalità guidate dall’AI aziendale. In questo modo, quando un nuovo dipendente viene assunto si iscrive automaticamente al programma di onboarding, connettendosi con un’unica password alla piattaforma che riguarda tutta la sua identità. Il sistema automatizza i compiti amministrativi (iscrizione, promemoria) e facilita il lavoro dei responsabili HR.

Per la formazione commerciale, che coinvolge partner esterni, il sistema LMS integrato può gestire l’e-learning dedicato alla vendita con cataloghi, gestione delle licenze, elaborazione dei pagamenti e ambienti di reporting per singolo partner o venditore.

Questa combinazione tra formazione e infrastruttura commerciale sarà possibile grazie alla piattaforma progettata specificamente per l’integrazione con software di amministrazione e marketing.

I vantaggi di un LMS personalizzato, all’interno del sistema aziendale

Il nostro case study è un esempio di come il Learning Management System per le aziende vada oltre la classica formazione interna. Si tratta di una soluzione avanzata, diversa per dimensioni, complessità e focus strategico.

Una piattaforma LMS Enterprise:

• supporta la formazione per onboarding, conformità, certificazioni, aggiornamento delle competenze, sviluppo della leadership, abilitazione e formazione dei partner;
• aiuta a semplificare la governance dell’impresa;
• fornisce dei vantaggi per le prestazioni e la produttività, che aiutano le aziende a mantenersi sul mercato e ad espandersi, come abbiamo visto per il franchising;
• permette di ottenere analisi integrate e connettersi con altri sistemi gestionali – abbiamo già parlato di come fare l’automazione dei processi aziendali AI.

 

Se un LMS tradizionale è ideale è per la formazione standard di piccole imprese o team, un LMS aziendale serve meglio le organizzazioni che richiedono ambienti formativi più sofisticati. La struttura permette di creare anche portali distinti per ogni esigenza (dipendenti, partner, clienti, collaboratori), con strutture, contenuti e permessi diversi.

Flessibilità su misura

Un fattore rilevante, sempre presente nei nostri progetti, è la scalabilità (estensibilità).
Le esigenze delle imprese sono in costante evoluzione, quindi un LMS dovrebbe crescere a pari ritmo, senza richiedere risorse maggiori. Per questo motivo, le nostre piattaforme sono in grado di gestire senza problemi l’aumento del numero di utenti, l’espansione delle librerie di contenuti (come documenti, immagini, video e moduli e-learning).

Inoltre, pensando al nostro lavoro tra la Svizzera e il Nord Italia, le piattaforme LMS Enterprise che proponiamo sono flessibili anche dal punto di vista linguistico. Le progettiamo pronte per declinarsi in più lingue, con una visione globale e locale al tempo stesso.
È un vantaggio anche per chi desidera un sistema e-learning nel quale i contenuti seguono la conformità secondo i regolamenti dei diversi territori.

Ognuna di queste funzionalità svolge un ruolo importante nella costruzione di un ecosistema di apprendimento ad alto impatto, allineato agli obiettivi di un’azienda in crescita. Il miglior LMS aziendale, quindi, è quello creato su misura.

Se vuoi conoscere tutte le soluzioni Nativi Web, contattaci – puoi richiedere una consulenza personalizzata per il territorio svizzero o italiano.